Era do conhecimento
Hoje vivemos a era do conhecimento que tem como base uma enxurrada de informação gerada a todo momento. No mundo ideal as empresas possuem sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), ao custo de milhões, capazes de fornecer informações de forma ágil e precisa, ao clique de um botão, para a tomada de decisão dos usuários da informação, mas, perceba que falei no mundo ideal, o qual, na prática, não existe.
Nem na Google, nem na Apple e acredite, nem na Microsoft, se tem toda informação necessária com tamanha precisão e agilidade. É claro que lá existem diversos meios para extrair informações com uma agilidade absurda, geralmente produzidos pelos departamentos de TI, contudo, algumas vezes as informações devem receber um prévio tratamento para a correta analise e tomada de decisão.
Se depender da área de TI, relatório podem demorar meses, as vezes anos, para ficarem prontos. Ou seja, perdem o time necessário para a tomada de decisão. Aqui você deve lembrar sempre de uma coisa: as demandas dos usuários sempre vão ultrapassar os recursos necessários para desenvolvê-los nos prazos necessários.
A ferramenta Microsoft Excel, em conjunto com o VBA, tem total versatilidade para proporcionar que você consiga construir tais informações por meios de relatórios, gráficos, dentre outros, com total autonomia sem depender dos departamentos de TI, que vivem atolados com demandas de usuários.
Desde a sua criação, mais e mais softwares passaram a interagir com Microsoft Excel tanto para a inserção de bancos de dados como para a emissão de relatórios. Hoje em dia, praticamente todos os ERP’s interagem com o Excel. Até mesmo o SAP, o maior e mais famoso ERP do mundo rendeu-se ao Excel e é alimentado por planilhas e gera relatórios de Excel.
Mas afinal, o que é esse tal de VBA?
VBA é a linguagem de macro (automação) para o Microsoft Office, ou seja, essa linguagem de automação está presente em todos os aplicativos do Office: Word, Power Point, Access, Outlook e Excel. VBA é a abreviação de Visual Basic for Applications e é uma linguagem de programação adaptada para lidar com os objetos das aplicações do Office.
O Visual Basic for Applications vem socorrer o usuário permitindo que você libere toda a força do Office no desenvolvimento de aplicações automatizadas e adequadas com uma precisão incrível as suas necessidades. Aqui é você quem decide como a informação vai ser importada, tratada e exibida.
Nosso olhar será direcionado para o Microsoft Excel é claro, por dela permite-se que você libere toda a força do Excel tornando suas planilhas muito mais eficientes no uso diário do Excel.
Sabe o que é mais interessante? A maioria dos usuários do Excel não faz ideia pra que serve o VBA. Se você usa o Excel regularmente para produzir uma série de relatórios mensais, pode fazer o VBA executar as mesmas tarefas em questão de segundos. Tudo o que você faz na interface do Excel pode ser duplicado com uma velocidade espantosa no VBA do Excel.
Deixa eu te contar uma historinha dramática para ajudar você a entender a aplicabilidade do VBA na prática empresarial!
O Guilherme trabalha na área de contabilidade de uma grande empresa e seu Gerente necessita urgentemente de um relatório que resuma os custos e receitas por departamento da empresa, sendo 50 ao todo. A equipe de TI que cuida do sistema ERP da empresa informou que consegue desenvolver o relatório em 3 meses, contudo, o gerente do Guilherme disse que precisa dessa informação para a próxima semana para uma reunião de diretoria que vai definir algumas mudanças de diretrizes importantes da empresa.
Em resumo, Guilherme tem duas alternativas nessa situação:
– dizer ao seu chefe que não tem como obter o relatório e a empresa deve esperar pela entrega após os 3 meses definidos pelo departamento de TI, afinal todos dependem da TI;
– ou dizer ao seu chefe que consegue construir tal relatório por meio do Microsoft Excel unindo informações de diversas fontes do sistema ERP e confeccionando o relatório necessário para a reunião.
É obvio que seu gerente vai ficar super animado com a segunda ideia.
Guilherme, como um cara inteligente que é, que conhece todo o sistema ERP, e mais ainda de Excel, começa a construir o relatório, mesmo sabendo que não é fácil devido as diversas exceções de dados que surgem na elaboração do documento. No fim, após 4 horas de árduo trabalho ele consegue construir o relatório.
Seu chefe fica mais animado ainda. Era o que ele queria. Guilherme virou o HERÓI do dia.
Ai surge um problemão. Se são 50 departamentos ao todo e demora cerca de 4 horas por departamento, serão necessárias 200 horas de trabalho para concluir todos os relatórios necessários.
Aquilo que era um estado de animação se transformou em um pesadelo total. Afinal, o chefe do Guilherme está contando com isso. Uma possível promoção na carreira do Gerente pode resultar da entrega desses relatórios em tempo recorde.
Aí você se pergunta: Guilherme vai ter de trabalhar no fim de semana para terminar tudo? Com certeza não.
Ele conhece os fundamentos do VBA e o suficiente de automação sobre procedimentos do Excel. São necessários cerca de 8 horas para programar a importação dos dados, o tratamento da exceções, os cálculos necessários, a construção das tabelas dinâmicas, a exportação para o Word, a inclusão do nome do departamento por documento, a geração dos arquivos PDF e a impressão dos 50 relatórios.
Pronto, aquilo que era estimado em 200 horas de trabalho foi resumido a 8 horas de programação e mais um 5 minutos de processamento.
Agora sim: Guilherme virou o herói do dia.
Na semana seguinte seu chefe vai a reunião de diretoria com os relatórios e apresenta para a Diretoria. Como esperado ele fica com prestígio entre os diretores e é promovido alguns meses depois quando surge uma oportunidade. Advinha quem será promovido também? Guilherme, o herói do VBA.
Existem muitos Guilhermes por aí. Eu já fui, e continuo sendo, Guilherme em diversos momentos da minha carreira profissional e não perdi tais oportunidades.
Essa história ocorre diariamente nas empresas espalhadas pela sua cidade, pelo Brasil e pelo mundo. Seja você um Guilherme, seja você um black belt.
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